Im Zuge der Digitalisierung und Prozessoptimierung wurde das bestehende Protel Reservationssystem (PMS) im Ziegelhüsi in Stettlen durch die moderne und offene Plattform Apaleo ersetzt. Apaleo bietet eine flexible Schnittstellenarchitektur, die es ermöglicht, eigene Anwendungen und Integrationen zu entwickeln – perfekt für individuelle Anforderungen und schlanke Prozesse.
Warum Apaleo?
Die Plattform ist API-basiert und erlaubt die Anbindung von Partnerlösungen sowie die Entwicklung eigener Dashboards und Interfaces. Dadurch können Abläufe automatisiert und massgeschneiderte Funktionen implementiert werden, die den Hotelbetrieb effizienter und kostensparender gestalten.
Erbrachte Leistungen im Projekt
- Planung und Koordination Wechsel mit nahtlosem Übergang zum neuen System.
→ Übernahme sämtlicher Buchungen nach Stichtag
→ Koordination aller beteiligten Partner - Automatisches Abbuchen der Kreditkarte zu Beginn der Stornofrist
→ Bei fehlgeschlagener Abbuchung erfolgt eine automatische Benachrichtigung via Email an das Personal inkl. Begründung. - Frühstücksbestellungen via Progressive Web App (PWA)
→ Installation auf einem Tablet in der Bäckerei Reinhard nebenan.
→ Mit Logfunktion zur monatlichen Abrechnungskontrolle. - Automatisierte Gästekommunikation
→ Versand von Buchungsbestätigungen, Aufforderung zum Ausfüllen des Meldescheins (gesetzliche Vorgaben) via E-Mail oder SMS.
→ Kombination der Plattform Straiv mit eigenen zeitgesteuerten Meldungen. - Automatischer Versand der Zugangsdaten (Codes)
→ Nach erfolgreichem Ausfüllen des Meldescheins. - Anbindung an Buchungsportale
→ Integration von booking.com und Airbnb über Channelmanager. - Self Check-In via Tablet
→ Gäste erledigen Identifikation und Meldeschein eigenständig auf Mobilgerät oder PC.
→ Das Hotel wird komplett ohne Rezeption vor Ort betrieben.
Technische Optimierungen
Im Rahmen der Umstellung und einer 360° Betrachtung wurden zusätzlich die Verträge der Swisscom geprüft und an die aktuellen Anforderungen angepasst:
- Netzwerk, (Gäste-)WLAN und Internetanschluss
- Hospitality TV und Telefonlösung
Zusammenfassung
Viele manuelle Tätigkeiten, die bisher täglich oder wöchentlich anfielen, konnten durch eigene Skripte über die Apaleo-API automatisiert werden. Das Ergebnis: deutliche Zeitersparnis und ein reibungsloser, digitaler Gästeservice, der die gesetzlichen Vorgaben erfüllt.
